Le process pour un entretien avec un.e entrepreuneur.e

Les manières de faire de chacun.e des accompagnateur.trice : de la prise de rdv au partage du CR

Cécilia

Avant un entretien

Comment je retrouve les coordonnées de l’entrepreneur.e ? Sur le CoopRM si c'est un nouveau contact sinon sur mes mails ou mon téléphone.

Comment je trouve une date commune avec l’entrepreneur.e ? Soit nous calons un prochain rdv avec l'EN dès la fin du rdv en cours.
Soit l'EN revient vers moi.
Soit je reviens vers l'EN si jamais une situation particulière se présente (passage en CESA, renouvellement de CAPE, validation de salaire, problème de tréso, pas de nouvelle depuis un certain temps...).
A chaque fois je propose plusieurs créneaux à l'EN par mail et il revient vers moi avec sa préférence.

Comment je définis l'objectif de l'entretien avec l’entrepreneur.e ? L'EN peut parfois me prévenir avant le rdv qu'il voulait voir des sujets particuliers (augmentation de salaire, question sur des formations...).
Dans tous les cas à chaque début de rdv, je demande à l'EN de me donner ses objectif/sujets pour ce rdv.
Et je peux éventuellement rajouter à cela mes sujets si jamais j'ai des points spécifiques à aborder.

Combien de temps prend cette étape préparatoire ? Si il y a un prévi à faire et/ou une situation particulière à étudier : entre 20 et 30 min. Sinon entre 5 et 10 min.

Pendant un entretien

Comment je prends des notes ? Sur Word pendant le rdv.

Comment je partage des documents en direct ? Sur skype en partage d'écran, sinon par mail.

Comment je modifie des documents en direct ? Sur mon ordi.

Combien de temps dure généralement un entretien ? entre 1h et 1h30 mais le plus souvent 1h30

Après un entretien

Comment je garde une vue d'ensemble de l'accompagnement de la personne : par qui ? quand ? ... Sur le CoopRM sur l'onglet Accompagnement : mais ce n'est pas une vue d'ensemble de tous les EN. Juste un et on ne peut pas mettre de note perso que l'EN ne pourrait voir.

Sinon via le tableau google sheet ou l'on retrouve tous les EN mais je n'utilise pas vraiment cet outil pour le moment... De plus, il va falloir le remettre à jour à chaque fois que des EN vont rentrer ou sortir. Pour le moment c'est ce que nous avons de mieux entre nous pour pouvoir mettre des notes persos (mais quand même vu par un certains nombres de gens de l'équipe structure aillant accès au doc).

Comment je partage le compte-rendu à l'entrepreneur.e ? Et est-ce que je le fais valider ? ... 90% du temps j'essaye de penser à partager le CR à l'EN par mail via la fonction qui le permet sur le CoopRM.
En revanche je ne demande jamais de le faire valider....

Comment je partage à l'équipe une question ou une remarque pertinente ou récurrente ? J'utilise le rocket chat, la liste mail "forge" ou parfois de manière informelle pendant une réunion ou un coup de fil.

Combien de temps prend cette étape post-entretien ? Au moins 20 min

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Eléonore

Avant un entretien

Comment je retrouve les coordonnées de l’entrepreneur.e ? sur coopRM :
- rubrique Pré accueil (si projet d'entrée)
ou
- rubrique fiche entrepreneur

Comment je trouve une date commune avec l’entrepreneur.e ? Cf mon google agenda + appel ou mail à l'entrepreneur

Comment je définis l'objectif de l'entretien avec l’entrepreneur.e ? Soit en amont avec lui/elle, au même moment que pour trouver la date
Soit en début d'entretien (si pas fait avant)

Combien de temps prend cette étape préparatoire ? J'aimerais bien savoir aussi ;)

Pendant un entretien

Comment je prends des notes ? Fichier word avec trame issue du coopRM
(Puis après l'entretien recopie dans coopRM sur la fiche de l'entrepreneur rubrique accompagnement)

Comment je partage des documents en direct ? Avec le partage d'écran si utilisation de Starleaf, Skype ou Zoom
Sinon et si entretien par téléphone, peut-être un doc partagé en ligne (? - via quel outil?), sinon je travaille avant sur le document et lui envoie par mail avant l'entretien comme base de discussion (mais niveau pédagogie c'est moins bien je trouve).

Comment je modifie des documents en direct ? Idem que le partage ci-avant (en live si visio, extrait de Louty et surtout modification sur le prévisionnel)

Combien de temps dure généralement un entretien ? Selon le type d'entretien 1h-1h30, plus pour les entretiens d'accueil (premier entretien)

Après un entretien

Comment je garde une vue d'ensemble de l'accompagnement de la personne : par qui ? quand ? ... Fiche entrepreneur sur coopRM : tout est marqué !

Comment je partage le compte-rendu à l'entrepreneur.e ? Et est-ce que je le fais valider ? ... Fiche entrepreneur sur coopRM rubrique accompagnement
Oui validation par l'entrepreneur (il peut le faire sur coopRM)

Comment je partage à l'équipe une question ou une remarque pertinente ou récurrente ? Selon le sujet et les destinataires :
- Rocket Chat #equipe_accompagnement
- Réunion de coordination ou accompagnement ou forge (?)
- Mail sur [equipe]
- En séminaire accompagnement

Combien de temps prend cette étape post-entretien ? J'ai hâte de savoir !

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Samuel C.

Avant un entretien

Comment je retrouve les coordonnées de l’entrepreneur.e ? 2 options :
Soit c'est l'En qui me contacte pour avoir un rdv, dans ce cas, il/elle me joint par mail ou tel, j'ai d'office ses coordonnées.
Soit c'est moi qui sollicite un.e En dont je n'ai pas de nouvelle depuis trop longtemps, ou besoin de faire un point car situation nécessitant échange. Dans ce cas, soit j'ai ses coordonnées (mail ou tel) dans mon ordi/tel (ce qui est le cas des En dont je suis référent), soit je vais les chercher sur le cooprm.

Comment je trouve une date commune avec l’entrepreneur.e ? Je privilégie l'échange direct de vive voix (tel) pour trouver une date commune et éviter de transmettre des dispo qui se périment trop vite, ce qui complexifie la démarche en cas de réponse tardive de l'En, les dates n'étant plus dispo. C'est souvent le cas car j'ai régulièrement de multiples sollicitations dans une même journée.

Comment je définis l'objectif de l'entretien avec l’entrepreneur.e ? Soit c'est une demande de l'En, dans ce cas, c'est lui/elle qui pose le sujet de sa sollicitation
Soit c'est à mon initiative, et pour une thématique précise définie selon la situation de la personne

Combien de temps prend cette étape préparatoire ? Aucune idée, de 30 secondes au tel à plusieurs échanges par mail, au pire, j'imagine quelques minutes, de 1 à 15,

Pendant un entretien

Comment je prends des notes ? Sur le cooprm pour les rdv de suivi (avec "copié" de sécurité avant enregistrement pour éviter de perdre mes notes quand le système me demande de me reconnecter lors du clic sur "enregistrer" :-)
Sur des doc numériques enregistrés en local pour mes rdv de coaching
Sur des docs papier pour mes rdv médiation

Comment je partage des documents en direct ? Assez rare.
Quand c'est la cas, partage d'écran sur skype ou avec la webcam si c'est "furtif" ou sur un doc physique

Comment je modifie des documents en direct ? je ne pratique pas en dehors des échanges avec l'équipe (ou rarement avec des collectifs, sur leurs pads)

Combien de temps dure généralement un entretien ? je prévois presque toujours 1h30. C'est parfois plus court, selon le sujet à aborder.

Après un entretien

Comment je garde une vue d'ensemble de l'accompagnement de la personne : par qui ? quand ? ... Tout ça est stocké dans ma tête, avec les risques de surcharge et de "charge mentale " que ça génère, et donc de zapper des choses parfois importantes, ou en tout cas une perte "du fil à tenir" avec la personne
Je n'ai pas d'outil pour ça et ça me manque

Comment je partage le compte-rendu à l'entrepreneur.e ? Et est-ce que je le fais valider ? ... Je partage via le cooprm en lui rappelant que les notes s'y trouvent. Je ne fais valider que s'il y a changement de l'objectif économique car ça vaut "avenant" à son contrat.

Comment je partage à l'équipe une question ou une remarque pertinente ou récurrente ? En réunion accompagnement, mais il y a bcp de pertes : oubli de ma part ou pas de suite après exposition des faits
Par mail à l'équipe ou aux personnes pouvant être impactées ou concernées
Lors d'échanges informels avec les collègues

Combien de temps prend cette étape post-entretien ? Difficilement mesurable et extrêmement variable

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Séverine

Avant un entretien

Comment je retrouve les coordonnées de l’entrepreneur.e ? dans mon téléphone ou dans CoopRM

Comment je trouve une date commune avec l’entrepreneur.e ? temps d'échange par mail ou téléphone

Comment je définis l'objectif de l'entretien avec l’entrepreneur.e ? le rdv d'accompagnement doit répondre à un besoin ponctuel (des prospects à contacter par exemple)
l'objectif est souvent pré-déterminé au précédent rdv
la préparation du rdv dépend donc de son objet

Combien de temps prend cette étape préparatoire ? 30 minutes max temps de prépa inclus

Pendant un entretien

Comment je prends des notes ? sur Word

Comment je partage des documents en direct ? parfois partage d'écran
ou envoi de docs par mail
pas de pad partagé

Comment je modifie des documents en direct ? RAS

Combien de temps dure généralement un entretien ? 1h30 en moyenne

Après un entretien

Comment je garde une vue d'ensemble de l'accompagnement de la personne : par qui ? quand ? ... l'ensemble de l'accompagnement est récapitulé dans un document word

Comment je partage le compte-rendu à l'entrepreneur.e ? Et est-ce que je le fais valider ? ... par CoopRM
le CR est très exceptionnellement validé

Comment je partage à l'équipe une question ou une remarque pertinente ou récurrente ? sur chat dans le canal Accompagnement
par mail sur liste équipe

Combien de temps prend cette étape post-entretien ? 20 à 30 min

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Points que ça révèle :

Avant

Retrouver les coordonnées

Trouver une date

Pendant

Prendre des notes
peu de prise de notes partagée avec les EN : ça vous convient ou on le questionne ?

Partage des documents

Modifier des documents

Après

Garder une vue d'ensemble
Sur le CoopRM sur l'onglet Accompagnement : mais ce n'est pas une vue d'ensemble de tous les EN. Juste un et on ne peut pas mettre de note perso que l'EN ne pourrait voir.

tableau google sheet ou l'on retrouve tous les EN : il va falloir le remettre à jour à chaque fois que des EN vont rentrer ou sortir. comment on fait ?

"Tout ça est stocké dans ma tête, avec les risques de surcharge et de "charge mentale " que ça génère, et donc de zapper des choses parfois importantes, ou en tout cas une perte "du fil à tenir" avec la personne. Je n'ai pas d'outil pour ça et ça me manque"

Partager à l'équipe une question ou remarque pertinente ou récurrente
le tchat semble bien avoir été adopté en complément des autres moyens pour cet usage ;-)

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