Fiche mission
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Mission spécifique 2020 : Accompagnement de l'équipe d'accompagnement d'Oxalis sur les modalités de travail à distance
Contexte général
L'équipe d’accompagnement est composée de Samuel Barreau, Samuel Chemin, Séverine Imbert et Cécilia Monneau en mars 2020. Elle accueille également Audrey Demore et Mathilde Rimaud, qui réalisent des missions structure pour compenser l’absence d’accompagnateur.rice.s. L’équipe Accompagnement sera rejointe en mai par une nouvelle accompagnatrice Éléonore Charles.L’année 2019 aura été une année de crise pour Oxalis, avec de nombreuses absences dans l’équipe d’accompagnement. Les demandes des entrepreneurs sans référent transitent par une adresse mail accompagnement@oxalis-scop.org. Une réunion hebdomadaire a été mise en place de septembre à décembre 2019 avec l’appui de Christophe Bellec pour organiser l’accompagnement ponctuel et qui fait suite aux départs de Charlotte Morel, Marie Dorge et Lucile Richard. L’objectif est de faire le point sur les demandes qui transitent sur la liste « accompagnement » pour les personnes qui n'ont pas de référent et de s’assurer qu’un fil est tenu.
Début mars 2020, l’équipe ACCOMPAGNEMENT se réunit pour un séminaire de 2 journées autour des pratiques d’accompagnement. Un accompagnateur est nommé pour chaque entrepreneur.
Samuel Barreau décide de ritualiser la réunion hebdomadaire de coordination de l’équipe accompagnement, qui réunit les 4 accompagnateurs, ainsi qu’Audrey Demore et Mathilde Rimaud. Par ailleurs, il est attendu une personne du pôle gestion coop / admin partage ses actualités de gestion avec les entrepreneurs. La réunion a lieu chaque lundi de 14h à 15h.
Les prises de notes de ces réunions sont dans un pad, dont le lien est transmis par mail. A date, il n’y a pas de cloud partagé. Les pratiques des un.e.s et des autres ne sont pas harmonisées, il y a des les risques de pertes possibles.
Certes, l’équipe n’est pas encore au complet mais il paraît déjà opportun de professionnaliser la manière de faire équipe et de tenir le fil des accompagnements réalisés par chacun d’entre nous, accompagnateurs référents ou non.
Objectifs et enjeux
La mission consiste en un accompagnement à l'animation, à l'outillage et à l’organisation de l’équipe d’accompagnement afin de mettre place un système d’informations partagé de l’équipe accompagnement (partager le contenu sur des accompagnements en cours, retrouver des infos sur une même thématique étiquetés avec des tags exemple "Pôle Emploi", accéder facilement et sans prise de tête à l'ensemble de nos sujets, prendre en main les outils pads).Conscients que l’objectif est ambitieux, nous définissons cette mission comme un amorçage, un lancement de chantier. Ce chantier devra régulièrement être repris pour affiner, adapter et questionner les pratiques.
L’enjeu consiste à garder le fil des accompagnements en définissant des modalités de travail collaboratif et à distance dans un système d'information. Dans les faits, il est attendu de :
- recenser les besoins humains et techniques autour d'un « sommaire » sorte de « gare centrale
- la créer (un wiki qui recense les pads serait déjà pertinent).
- penser le process de stockage des documents
- partage d’expérience de la prise de rdv à l’envoi du compte-rendu
- l’animation du temps collectif, en précisant les rôles des un.e.s et des autres
- formaliser un process de réunion entre les 4
- comment on jardine les comptes rendus et comment on rend visible les prises de décision
Contexte historique
Séverine Imbert est à l’origine de la proposition, dont elle traite avec Samuel Barreau, Responsable de l’équipe d’accompagnement . Une 1e réunion en équipe FORGE le 21 février fait émerger le besoin. Une réunion d’une heure le 9 mars avec Louise Didier, entrepreneuse dans l’outillage collaboratif à permis de faire émerger la possibilité d’un accompagnement. Le premier temps de travail est programmé le 12 mars de 9h à 12h à l’occasion du séminaire de l’équipe Accompagnement.Proposition & déroulé
Propositions de thèmes à aborder en collectif :- le process de chacun.e pour un entretien avec un.e entrepreuneur.e : de la prise de rdv au partage du CR
- formaliser un process de réunion entre les 4 : les rôles, les étapes, la prise de notes …
- le pad : comment ça marche ?
- le chat entre nous 4 : lequel on choisit ? comment il marche ?
- le wiki : comment ça marche ?
- le sommaire (cette réunion collective aura lieu après des réunions intermédiaires)
Cadencement des réunions : régulières par visio-conférences jusque fin mai
- vendredi 10 avril de 16h à 17h
- vendredi 17 avril de 14h à 15h
- jeudi 23 avril de 14h à 15h
Date idéale de finalisation de la mission : à l’arrivée d’Éléonore Charles en mai 2020, accompagnatrice à La Ruche.
Un bilan est à prévoir en fin de mission avec un partage des avancées et des pratiques acquises et/ou restant à acquérir.
Modalités financières
Le budget s’inscrit dans le cadre défini pour missions internes entrepreneurs et rémunérées à hauteur de 28,50 € / heure. Les frais de déplacement nécessités par l'exercice de cette mission seront à préciser.La proposition de Louise est ainsi bâtie :
- demi-journée en présentiel le 12 mars et sa préparation et son debrief = 6h de travail = 171€
- 1 réunion/semaine pendant 6 semaines et leur préparation et leur debrief = 15h de travail = 427,50€
- recherche et veille pour des propositions d'outils = ?
soit un TOTAL = 598,50€