Les prises de décision

Comment décider selon les situations et tenir ces décisions ?

Avec : Cédric, Katia, Nicolas, Valérie, Christine, Sandra, Marie, Zacharie, Emmanuel, Aurel, Corentin
+ Jeff

https://www.mindmeister.com/fr/1807343188?t=DyXhXz90vn

15 décembre :
  • 15' C'est quoi le problème ?
  • 15' Dans l'idéal
  • 15' Propositions concrètes
  • 20' Organisation

Lancement le 15 décembre :
15' C'est quoi le problème ?
Souvent le souhait d'être en mode coopératif, donc pas toujours facile.
Il faut prendre une décision in fine !
Une fois que la décision est prise (exemple en CA), comment on arrive à la tenir avec contexte et personnes changeants ?
L'environnement de la situation pour prendre la décision.
Délicat de prendre décision sans vexer quelqu'un ?
Décision prises par rapport à un calendrier - difficile de faire du colaboratif / participatif : pas le temps de répondre dans les temps ?
Exemples :

  • pas de validation de document alors que prévu dans l'ordre du jour

  • projet de loi : émettre un avis mardi mais pas le document. Décision de non-décision pour l'instant mais attente de la décision de RNF de l'extérieur

  • décision prise quand il n'y a pas tout le monde et réunion suivante ceux qui n'était pas mal remettent en cause la décision

  • sortie de Assoconnect et de la diffusion à nos membres. Certaines personnes doivent rédiger des pages avant début janvier mais travail non planifié. Quelle décision a abouti à sortie début janvier ?

Le + gros problème :
Qui décide quoi ? Et qui est légitime pour décider quoi ? Les chemins de décisions ne sont pas décidés.
Schéma de décisions ? Ce n'est pas que la méthode
Qui tranche en dernier recours ?
Schéma clair sur les parties stratégiques ?
Comment ? (Vote ?)
Dépend du périmètre de chaque instance. Périmètre d'autonomie clairement établi.

15' Dans l'idéal
Avoir un schéma de décision pour savoir quel est le niveau de validation ?
et s'y tenir
C'est moi qui décide de tout tout le temps :-)
Associer au maximum notre réseau (les gestionnaires) à la prise de décision
Qu'est ce qu'on entend par idéal ?
Partir de l'existant avec la gouvernance existante : mais en associant les membres en amont. Conseil d'administration (pour la stratégie)
Les associer au maximum mais pas forcément eux qui décident de tout ?
Organe de gouvernance de décision doit être dynamique et représentatif
Quelle place des "payeurs" dans la décision ?
Taux de retour à 100% quand on pose une question
Communication fluide et honnête sans jeu d'acteurs
Une fois qu'une décision est prise, elle est pas remise en question (pas tout de suite), si plusieurs années se permettre de remettre en question. Les règles pour remettre en question la décision sont claires.
Seuil ? Baromètre pour évaluer la pertinence de la décision ?
Une décision bien prise dans les règles ne doit pas être remise en question.
Exemple :
Règles claires mais si tout le monde n'est pas là le jour J
Faiblesses dans cette démocratie représentative si les "élus" ne jouent pas le jeu
Chaque partie prenante (personne, instance) connait son périmètre d'autonomie et de responsabilité
Evaluation des prises de décision
Les prises de décisions sont rapides (ce qui fait du mal c'est de rester dans le flou longtemps, mais parfois le contexte a besoin d'être décanté)
On prend des décisions sur des choses claires (mais des fois ça fait avancer).
Dans "tenir les décisions", il faut avoir les moyens de les tenir (faisabilité)

15' Propositions concrètes

  • Schéma de décision (circuit + périmètre de responsabilité) = cartographie

  • Associer/Utiliser des outils numériques (vote à distance...)

  • Présenter toutes les décisions à prendre dans la réunion, on ne sort pas avant de les avoir prises et on met les bières de l'autre côté de la porte

  • Communiquer sur les décisions qu'on a prises

  • 5 exemples de décisions et leur circuit idéal

  • S'assurer que lorsqu'on prend des décisions on a la capacité humaine et financière pour les mettre en oeuvre

  • Chacun a son périmètre d'action, de responsabilité, d'autonomie (le rendre visible)

  • Trouver périmètre pour pouvoir le tester (équipe, commission, pôle ?)

  • "comité de coordination" au sein de l'équipe - COCOOR

  • Travailler à l'échelle de l'équipe

  • lisibilité (Premiers petits pas) sur quel suejt on a des décisions à prendre

  • Visibilité pour prendre des décisions (rendre visible et transparent) : cercles, COCOOR, simplificaiton dans la décision


20' Organisation
Prochains petits pas = Travailler à l'échelle de l'équipe

  • Liste d'exemples : Sur quel point on a des décisions à prendre ?

  • Premier point : comment on est censé être organisé = mettre tout le monde au même niveau !

  • Débrief du Cocoor ?

  • Quels outils ?

  • Schéma de tout ça ?


Asynchrone ?

Garant.e
Cédric veut bien cofaciliter
Cédric ne veut pas être seul
Aurel & MArie motivés. Plutôt Aurel
Jeff soutient


Mardi 5 décembre 2020 : Réunion de Cédric et Aurel

- Objectif de mobiliser le sous-groupe sur la question de la prise de décision;
- Il est proposé de travailler le cas particulier des prises de décisions en équipe, et notamment au sein de l'instance CoCoor (installé initialement pour les prises de décisions concernant l'équipe) ;
- Il est proposé de réunir le sous-groupe dans les 15 jours (1h30 max), pour faire le point sur les élements suivants :

  • D'où viennent les travaux déjà engagés vis à vis de la prise de décision en équipe : présentation de ce qui a été réfléchi lors de l'accompagnement équipe avec S.Mandigout et aboutit à la création des cercles et du CoCoor + en discuter/laisser les anciens compléter

  • Présenter l'existant (comment on fonctionne sur la prise de décision);

  • >Définir et FAIRE CONNAITRE le champ d'action du CoCoor à toute l'équipe et en particulier aux nouveaux arrivés

  • Laisser la parole aux membres réguliers du CoCoor , et lister les dysfonctionnement de l'instance : pourquoi il ne remplit pas parfaitement son rôle;



- Aurel : envoi d'un message le 05 janvier sur slack pour caler une date de réunion : validation du travail sur CoCoor et proposition OdJ + caler une date doodle
- Jeff tenu au courant par Cédric



Mardi 19 janvier 2021 - 11h00-12h00

Animateurs : Aurel & Cédric
Maître du temps : Jeff
Rapporteurs : Emmanuel/Valérie
Participants : Aurel, Cédric, Jeff, Sandra , Jeff, Emmanuel, Nicolas, Corentin, Katia, Marie, Zacharie, Christine
Orde du jour :

11h00 : Arrivées et accueil des participants - 5min
11h05 : Les travaux effectués sur l’organisation équipe et la prise de décision depuis 4 ans - 10min ;
11h15 : Où on en est aujourd’hui - 5min
11h20 :Focus sur le Cocoor : Qu’est-ce qui ne marche pas ? Pourquoi ? - 10min
11h35 : Travail en sous-groupe : trouver des améliorations / faire des propositions – 10min
11h45 : Restitution collective brève :-) & pistes d’actions– 10min
11h55 : Se mettre d’accord sur qui fait quoi / prochain rdv – 5min.
  • Rappel sur les travaux d'accompagnement précédemment engagés (3 jrs de formation) : fonctionnement, responsabilité/prise de décision
  • Abouti à la mise en place de cercles de travail (actions internes à l'équipe) et remettre en place le Comité de coordination (prog budgétaire, outils collectifs d'orga, mise enoeuvre du projet associatif...)
  • Exemples concrets : salle de convivialité, Slack...
  • Existe note qui explique le Cocoor : la mettre à disposition de tout le monde...
  • Nécessité de préciser, compléter le pourquoi du Cocoor (le cocoor est là pour aider la direction à prendre des décisions)
  • Prises de décision : assez peu de prises de décision dans les cercles (pas de mandat pour cela) et le Cocoor est aujourd'hui assez peu efficient : construction sur les outils d'animation avait été remise en cause et à "destabilisé" la montée en puissance du Cocoor...
  • certains pensent que c'est à la direction d'animer ce CoCoor alors que la volonté initiale était justement la délégation de cette animation à l'équipe
  • le binome d'animation prévu (Nico et Léa) a fonctionné un temps mais s'est vite essouflé
  • Peu de transversalité ressenti, ce qui n'a pas poussé certains à être assidus. Sentiment que tout est déjà réféchi par deux ou trois personnes
  • Aucune règle de prise de décision, mais a priori pas de problème particulier rencontrés jusqu'à maintenant
  • La programmation budgétaire a été un point de réflexion du CoCoor : outils et temps collectifs dédiés
  • Problème du lien entre l'équipe et le CoCoor ! Comment l'équipe peut-elle faire remonter des sujets au CoCoor ?
  • Les CRs sont-ils mis à disposition ?
  • Le Cocoor jusqu'à présent, a décidé de sa composition sans forcément consulter l'équipe avec une volonté d'un nombre de personnes limité
Travaux en sous-groupe :
Pendant les 10 prochaines minutes, en sous-groupe, nous vous invitons à réfléchir aux points suivants :

  • Quels doivent être les champs d’actions du CoCoor i.e. les champs sur lequel l’instance doit pouvoir prendre une décision, sans nouvel aval du CA ou de la direction ?

  • Comment la prise de décision doit-elle se faire dans cette instance pour qu’elle soit efficace et éviter les non-décisions ?

  • Comment mieux organiser le CoCoor pour aboutir à cela ?


Désigner un rapporteur avant la fin du temps, puis 15 minutes de restitution tous ensemble.

Sous-groupe 1 :
  • Nécessité de reclarification de l'articulation entre les différentes instances de gouvernance de RNF
  • Cette reclarification doit se faire vite, avec un document synthétique qui clarifie tout ça
  • Proposition d'un pool de volontaire après cette clarification : le volontariat ne parle pas à tout le monde mais les gens pourraient avoir plus envie d'y aller
  • désignation d'un binôme tiré au sort pour l'animation et la création de l'OdJ
  • Le CoCoor pourrait être utilisé pour donner mandat aux cercles sur certains aspects de prise de décision

Sous-groupe 2 :
Cercle de travail : les autonomiser pour prises de décision
Cocoor : plus sujets stratégiques ?
Articulation réunion d'équipe / cocoord / cercle de travail pas claire
Remettre à plat l'objectif de ce cocoord / agilité pour gagner du temps / comment créer de l'adhésion ?

Sous-groupe 3 :
  • Validation par l'équipe: la composition du CoCoor (à voir : mise en place d'élections: qui doit être présent: un noyau de personnes par rapport à leurs fonctions)) + le rôle du CoCoor (est-ce un organe de décision)
  • = Tout sujet abordé en cercles ou cocoor doit être mis pour infos ou avis à l'équipe
  • Chemin de validation des décisions: les cercles (groupe de travail interne qui est force de propositions à l'équipe et décision par la direction) peuvent soumettre leur sujet à l'équipe qui fait part de son avis et ensuite on soumet l'ensemble des éléments à la direction.
  • Les décisions évoquées en CoCoor n'ont pas été travaillées en amont avec les membres du CoCoor (pas de co-construction).
  • Forte implication de l'équipe pour validation du Cocoor : rcomposition, rôle
  • Chemin de validation des décision, lien cercle-cocoor : cercles forces de proposition à la direction. Travaux évoqués en cercles soumis à l'équipe avant direction
  • Tout sujet avis équipe.
  • Prise de décision
  • Lien entre cercles-cocoor et remontée des décision à l'équipe.
  • Partager, comprendre l'articulation entre toutes les instances : qui fait quoi ?
  • Coconstruction, partager tous les principes.
  • Redéfinir les fondamentaux (fonctionnement et rôle des différentes instance) pour créer du collectif, une cohésion dans l'équipe.
  • Légitimité : validation par l'équipe.
  • Tout ce qui tourne autour du CoCoor devrait être validé en réunion équipe !
  • Prochains pas :
    • Il y aura la formation équipe en présentiel pour restituer les points de réflexions de notre groupe
    • Faire de cette situation un exercice de travail en équipe asynchrone
    • Necessité d'avoir un SCHEMA avec toutes les instances

A aborder au CoCoor de cet après-midi (principaux points de réflexion de ce matin) :

  • Il faut que l'équipe valide la composition du CoCoor

  • Il faut clarifier le rôle du CoCoor