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======Regroupement 3 - 18 mars 2021====== https://pad.atlasante.fr/p/formation18mars2021 ====Introduction==== objectif de cette dernière journée : raccrocher les wagons ce matin présentation des travaux en sous-groupes : 25'/groupe cette après-midi : se remémorer ce qu'on a vu, faire le bilan et acter des prochains petits pas Rappel des accords de groupe (règles co-construites : "Ce dont j'ai besoin pour que la journée se passe bien ...") https://quincaillere.org/ARS/?NosAccordsdeGroupe Météo cible sur un tableau blanc ====Présentation des travaux en sous-groupes==== ==Groupe "Trombinoscope"== Diagramme de compétence : je veux savoir qui connait quelqu'un à tel endroit, quelles sont les missions de tel service ... je trouve la personne qui a la réponse dans le diagramme Permet de décloisonner les agents du SCN & de favoriser l'interconnaissance. A distinguer d'une gestion prévisionnelle de l'emploi et des compétences (GPEC) Forme excel qui sera revu dans un 2ème temps 1ère parties compétences 2ème partie partenaires ajout d'une partie quelle ARS en contact ? Retour d'expérience du groupe: Bonne répartition des tâches. Bien passé. (je suis ligne 38 sur le même sujet ;-) => d'où l'intérêt d'établir des règles ;-) Agenda présentation et envoi aujourd'hui retours de l'équipe jusqu'au 2 avril (rajout de lignes sans revoir la forme générale + remarques et compléments) à adresser par mail compilation des retours entre le 2 et le 10 avril par le sous-groupe 10 avril envoi de la version définitive aux membres du SCN V1 jusqu'à 30 avril version ? Remarque entrée projet / entrée personne taton au début des échanges du groupe. vigilance à ne pas créer une GPEC, et à ne pas avoir trop d'infos difficiles à tenir à jour. trombinoscope n'est peut-être pas le bon nom l'objectif est de voir les compétences développées dans les projets Dynamique de groupe bien passé. bonne répartition des tâches réunions téléphoniques google doc + pad + fichier excel difficulté à sortir de la production face à la complexité de la demande ==Groupe "Partage de docs"== discussions sur l'objectif du groupe et du partage de docs : nature des docs à partager ? manières de faire ? > objectif principal avec type de documents un partage de docs au sein du SCN (modèles, activités du réseau, orga du service ...) besoin complémentaire de partage de docs projets avec des partenaires hors SCN (PV de réunion, cahier des charges, spécifications, BDD ...) conserver de manière sécurisée des documents à usage personnel (ex : trace d'entretien d'évaluation) distinguer aussi la nature des docs : fichiers classiques + images/vidéos/audio + BDD La question du partage d'info s'est posé aussi Tableau des solutions retenues : Symbiose ECU (Sharepoint) Espace réseau Intranet (infos généralistes en matière de communication) ? Des prochains petits pas identifiés sur ce chantier (partie "pour aller plus loin" du diapo) ne pas partir du préjugé que "nous sommes dans l'informatique et donc que nous savons tout faire" Dynamique de groupe bonne collaboration. chacun.e avait son expérience perso mais accord facile Thibault a organisé les réunions 4-5 réunions par webex fichier excel partagé diaporama créé à l'avant dernière réunion difficile de travailler entre les réunions ==Groupe "Messagerie instantanée"== objectifs : lien entre les membres de l'équipe + désengorger les boites mail question du périmètre ? limitée au SCN ou ouverte dès le départ à notre réseau ? choix de la réstreindre au départ questionnaire au sein du groupe pour recenser besoins et attentes > 4 besoins principaux création de groupe discussion 1 to 1 connexion smartphone affichage notifications recenser les outils déjà utilisés > test de 5 outils au sein du groupe + volontaires de l'équipe (tchap, mattermost, slack puis teams) > slack se dégage entre temps un nouveau est arrivé : Teams ! en test à la d-num et présenti comme outil officiel a-t-on encore le choix ? nouveaux tests entre slack et teams nouveau questionnaires auprès de ceux qui ont fait les premiers tests Les 2 outils sont proches ! ils repondent tous 2 aux besoins > Proposition au SCN : choix Teams arguments : officiel nouveau d-num bonnes notes dans nos tests réaction sur teams : pratique sur la partie RDV Web conf pas au courant que ça pouvait faire messagerie instantanée questionnement sur le besoin par rapport au mail craintes sur historique / Quand est-ce que ça s'efface ? > mais utile pour garder des antécédents dans nos discussions A-t-on vraiment besoin d'un outil de messagerie instantanée ? En plus des mails, du téléphone et des réunions ? chercher la bonne réponse pour me répondre savoir si la personne est disponible (alors qu'au téléphone on peut déranger, par mail on n'a pas cette info) Inquiétude sur la confidentialité, question de suppression des historiques teams passe par le vpn donc sécurisé étape pilote pour l'instant mais une fois généralisé ça devrait être plus sécurisé rappel que la messagerie instantanée n'a pas à porter des contenus confidentiels : "passer dans un couloir, parler à la machine à café" même niveau de sécurité qu'un mail : question de l'accès par des administrateurs en dehors de l'équipe cadre profesionnel Utile pour des échanges plus informels. C'est comme parler à un collègue qui a la porte de son bureau ouverte Désision par consentement : = personne contre / (différent de Consensus = tous pour) objections de l'équipe ? pas contre mais questionne la nécessité > vigilance aux sollicitations permanentes (et indirectes ?), à l'infobésité merci aux testeurs ! Dynamique de groupe réunions téléphoniques. construction pendant les réunions sûr d'avancer car travail fait en synchrone bonne dynamique et bonne ambiance, on s'est rendu disponibles ==Groupe "Coécriture"== objectif : choisir une solution de co-écriture problématique d'animation de réunion avec slides à faire défiler + prendre des notes > objectif que les participant.e.s aident à la prise de notes - tout le monde peut écrire en même temps usage aussi de préparation à une réunion (proposer des idées ...) ou écrire après la réunion définition des exigences : accessible, fiable, sécurisé, ouverte (à l'équipe, aux acteurs de projets ...) On a opté directement pour ""MyPads"" (logiciel libre etherpad installé sur le serveur atlasante), on a exclu les fichiers ECU pour les problèmes d'accès aux partenaires externes Garantie de confidentialité, en ouvrant ou non les droits du pad réflexion sur des bonnes pratiques : des points pour maximiser l'utilisation fonctionnalités minimum de mise en forme (quand même possibilité de pouvoir mettre des tableaux simples) historique qui permet de revenir en arrière on voit qui a écrit quoi (nom à mettre en haut à droite en face de sa couleur) petit rappel des règles de bon usage qui s'affiche à la création d'un nouveau pad (bientôt) répertoire pour retrouver tous ses pads organisés en dossiers possible d'améliorer l'outil si y a des besoins possible d'exporter dans différents formats plusieurs niveaux d'outillage : pad ouvert : https://pad.atlasante.fr pad sécurisé https://pad.atlasante.fr/mypads/?/login mot de passe + vous définissez qui a accès invitation à se créer un compte sur https://pad.atlasante.fr/mypads/?/login facile à prendre en main mais quand même un tuto à créer installé sur un serveur dont on a la maîtrise charte d'usage essentiel pour être à l'aise dans cette nouvelle pratique = accords de groupe à personnaliser en début de réunion en fonction de notre objectif conseil : commencer avec une réunion simple à animer, des sujets faciles Dynamique de groupe travail en ateliers avec expérimentation du pad en lui-même en direct 4-5 visio + prépa simplicité de l'outil / complexité d'usage et d'animation (partager les rôles ...) ====APRES-MIDI==== ==Interview croisée :== Qu'as-tu expérimenté ces derniers mois en termes d'animation et de coopération ? Une situation coopérative chouette ou une situation non-coopérative qui aurait du l'être :-) 5min/pers en groupe de 3 avec un scribe, un interviewé, un intervieweur Premier groupe Annick : intervieweur/ Cassandre Interviewé C : Plutôt des expériences collaboratives positives sur mes projets. Infocentre a nécessité de convaincre certains partenaires du bien fondé et de l'utilité des projets pour faire adhérer les parties prenantes. Méthode classique : point téléphonique / note de synthèse.. Mais cela suffisait pour arriver aux objectifs (partenaires de longues dates) Dans le futur, quand il faudra faire des formations avec les ARS, il y aura peut être un travail à faire pour passer les messages d'une autre formation. Trouver une manière plus interactive. As tu déjà une idée de la manière de procéder ? Pour le moment à part une démo en live des livrables (TDB sous PBI), pas d'autre idée mais cela reste assez classique => réflexion à avoir sur la manière de le faire . Réaction de Annick : Avant de réfléchir à l'outil, être bien au clair sur les objectifs pour trouver les supports les plus adaptés aux objectifs. 2è groupe: Annick : interviewé/ Alise: intervieweur -Annick: projet entrepôt de données, expérience réussie en matière de coopération, beaucoup de solidarité spontanée entre les prestataires, les rôles de chacun étaient bien définis ce qui a permis une bonne collaboration A la recherche d'outils, test de project monitor, outil qui permettrait de lister les actions à faire , utiliser des outils adaptés pour faire vivre les temps d'animation aimerait partager un temps où A se sent moins à l'aise: réunion hebdo avec les ARS sur zoom, bcq de monde, temps de flottement pour passer au sujet suivant, besoin d'éléments de transition pour fluidifier les échanges et les transitions. Par ex: une personne a fini son sujet, dit au revoir, bcq de personnes sont parties alors que la réunion n'était pas finie, la vague de départs n'était pas maîtrisée. Temps collectifs où A peut se sentir moins à l'aise notamment sur des sujets qu'elle maîtrise moins -Alise: autre manière de gérer ces réunions pour faciliter l'exercice? -Annick: pas besoin de revoir l'exercice dans sa globalité, la plus-value de ces réunions est avérée mais besoin d'une technique de com orale (utilisation du chat, MI?) -Alise: gestion des micros peut être une solution, le temps de latence vient du fait que les personne se mettent sur silencieux. Quand l'orga peut gérer les micros des participants cela pourrait être fait plus rapidement, sujet à creuser? Besoin de structurer en demandant des réactions de la part des ARS, soit via le chat puis via micro Comment as tu la partie où teams a été validé ce matin (via chat)? -Annick: la moitié du temps aurait suffit car tout avait été dit dès le départ -Alise: la méthode était bonne mais manque de cadrage au niveau du temps -Annick: la règle a été donné vers la fin, différence entre consensus et consentement. Cela aurait pu être plus explicite, quel objectif Groupe Muriel/Thibaud **Interview de Muriel** Contexte: pas d'animation. Sujet Covid/Vaccination - projet Pharma SI (prise de de commande vccins) Coopération complexe. Ordre provance multiple, plusieurs interlocuteurs. Peu de gens qui coordonnent, pas de décideurs identifiés, Difficultés: à partir d'un besoin général, difficile de me mettre en œuvre la réponse au besoin sans échange malgré des solutions proposées. Prise de risque importante, tatonnements, etc. Rôles/compétences de chacun mal identifiés, réponse difficile à donner Trop d'intermédiaires et pas assez de dialogue avec les décideurs La gestion de crise a précipité cette situation **Interview de Thibaud** Contexte: déploiement d'une version applicative intégrant la connexion avec l'annuaire Polaris Pas suffisamment d'information sur Polaris et liaison avec l'outil Pas d'interlocuteur DNUM sur Polaris et connaissance fractionnée -> impose d'avoir beaucoup de personnes comme interlocuteurs. La version doit intégrer les 2 annuaires puisque qq ARS pilotes sur Polaris. Les anomalies remontées ressemblent à des bouteilles à la mer. L'équipe Polaris n'est pas suffisamment structurée et il n'y a pas d'experts clairement identifiés, voire il n'y a pas d'experts du sujet, capables de répondre. **Groupe Marc/ Didier/ Daisy** Interviewer: Daisy / Interviewé: Marc Qu'as-tu expérimenté ces derniers mois en termes d'animation et de coopération ? Animation: cube medico-social avec les référentes régionaux ARS > coopération simple, efficace malgré le covid Coopération: CNSA et ATIH > Plus laborieux, ministère des finances (données DGFIP) > Très bien Une situation coopérative chouette ou une situation non-coopérative qui aurait du l'être :-) Bonne coopération avec les ARS (Très chouette) **Interviewer: Didier / Interviewé: Daisy** Qu'as-tu expérimenté ces derniers mois en termes d'animation et de coopération ? en termes, d'animation j'ai animé la campagne de télédéclaration des CF des pharmacies. Une situation coopérative chouette ou une situation non-coopérative qui aurait du l'être :-) coopère avec certaines ARS et de la fabrique numérique, et réseau des statisticieb pour la vision 360° très disponible et instructif. Bonne coopération avec les ARS, ils restent motivés et disponibles malgrès les changements. **Interviewer: Marc / Interviewé: Didier** Qu'as-tu expérimenté ces derniers mois en termes d'animation et de coopération ? Projet Covid: animation d'un groupe concernant contact covid et sormas. Volonté de particiaption des ARS assez importante et facile et agréable, malgré un sujet complexe Une situation coopérative chouette ou une situation non-coopérative qui aurait du l'être :-) Très bonne collaboration avec Marc et très mauvaise avec la CPAM. **Groupe Stéphanie / Myriam / Xavier** - Stéphanie : reprise d'Atlasante, plus d'animation des clubs admin. En coopération avec les référents nationaux et pendant l'animation, la parole est libre selon l'actualité. Favoriser les échanges plus que l'infos descendante. Situation : montée en charge ou pleinement ? bonne dynamique de groupe au sein du réseau. - Xavier : la plus chouette : mettre en place le réseau atlas santé : le voir naître, voir naître la coopération, le voir grandir et le transmettre. Progressif et indépendant AtlasSanté sur le covid et le vaccin : très compliqué, bcp d'acteurs, mais très intéressant être partie prenante avec d'autres personnes sur le sujet . bcp de pression, mais bien géré, bien aligné, tout le monde a joué le jeu belle expérience de coopération et de collaboration rétablir les services au bout de 24h suite à l'incident chez OVH (tableaux de bord pour le ministère, DG ARS, préfet). Inattendu, mais enrichissant - Myriam : l'équipe si vss a 3 pers (CP + réf + AMOA). Refonte à faire, reflexion sur les usages de l'appli, l'équipe a collaboré. Ce n'est pas la plus chouette expérience car on aurait pu faire une vrai coopération. J'ai l'impression que le réf nat communique peu et la colloboration est compliquée à gérer. C'est intéressant car c'est un gros projet (pas comme les petits projets d'évolution), c'est un chantier de longue haleine avec une démarche d'ux design => enrichissant. Au bout d'un moment à force de faire des tests depuis 6 mois c'est usant. Groupe Mourad / Katia / Pierre **Interviewer : Mourad / Interviewée : Katia** Occasion de pratiquer ? Animation d'ateliers et de réunions, pas de formation. Atelier utilisateurs plus précisémeent Quel mode de fonctionnement ? Coopération ? Animation ? Collabo, coopératif, descendant. Questions spécifiques en amont ; réponses en séance Nouveautés dans tes techniques d'animation ? Pas de réutilisation du matériau ; pas de sous-groupe ; pas de recul suffisant pour tester ces techniques. Quel mode de travail ? A distance / webex avec partage d'écran. Plusieurs personnes ont pu partager leur écran. Plus de coopération ? Non pas possible **Interviewer : Katia / Interviewée : Pierre** Occasion de coopération ? Oui, il y a environ 15 jours lors de l'animation d'une réunion en tant que coordinateur. Quoi de nouveau ? Le rôle a été différent par rapport à d'habitude en tant que médiateur. Il n'y avait pas forcément de la maitrise du sujet. En quoi la formation a été utile ? Pas sur les outils car les entrants été déjà définis (Word) mais le "PAD" aurait pu être utilisé. Comment ont été réalisés les livrables (Compte rendu) ? Le "CR" a été réalisé en cours de réunion qui a été finalisé et validé en réunion. la formation a permis de montrer qu'il y avait d'autres animations de réunions (ex. : pas d'ordre du jour...). La formation a été utile philosophiquement mais pas "encore" en pratique. Interview : Mourad/Pierre Pas le temps et pas accroché Groupe Laila, Marie, Jérôme **Interview de Laïla **: Pas de situation collaborative rencontrée. Une situation qui l'aurait pû l'être : Refus de l'équipe MOE de m'intégrer dans les échanges avec le prestataire. **Interview de Marie** : Participation des utilisateurs à des tests pour avoir d'avantage de retour avec mep. Animation super mais le travail collaboratif a été variable selon le temps accordé par chacun. Cas collaboratif sympa sauf qu'une question a été traitée par un autre participant qui n'était pas convié à la conf-call. ** Interview de Jérôme** : Oui : l'intégration du SCN Recrutement du référent national métier : un vrai échange coopératif, transfert de compétence le travail sur l'outil de messagerie instantanée ==Petits pas pour oser ?== Petit sujet + petit outil : commencer expérimenter sur une occasion facile petite expérience irréversible de coopération le pad est une bonne expérience dans ce sens : pas de difficulté technique et belle illustration de la co-construction méthode de l'interview croisée est aussi efficace : matière riche en peu de temps Distinguer les différents temps dans une réunion À la préparation de la réunion - qualifier les temps : information, discussion ou décision ? Information en assynchrone ? Gagner du temps en prévoyant du temps de lecture en amont. Pour mieux discuter pendant la réunion. Définir des rôles (animation, prise de notes, gestion du temps ...) Spécificités des visio spécifier la manière de demander la parole utiliser le chat pour des usages précisés (poser une question par ex) sous-groupes > temps plus dynamiques, "obliger" à être actifs caméras allumées ====Prochains petits pas collectifs : 5 étapes de la vie d'une groupe==== https://docs.google.com/spreadsheets/d/1aYSf4_ziYQKrOFxhJw_3FzsT3HgPtidani8WgNAeEg8/edit#gid=0 en transversal manque de temps > le prendre ! + ritualiser. Trouver des excuses, par exemple avec cet accompagnement qui a permis les travaux en sous-groupes. important / urgent identité d'équipe encore en maturité : difficile de voir/sentir le périmètre SCN réutiliser et ritualiser l'accélérateur de projet : léger et beaucoup d'avantages > https://quincaillere.org/ARS/?AccelerateurProjet ====Bilan==== Vos retours sur http://scrumblr.ca/bilanARS ==en 2030 :== sans masque, avec des resto, des bières en terrasse, des réunions à plus de 6 banir "j'aurais du", "j'aurais pu" : satisfaits de c'qu'on fait, qu'on s'affirme plus En 2030, nous avons des hologrammes pour nous voir :) la retraite = la détente, la vie tranquile systèmes d'informations interopérables, avec du logiciel libre algorythme d'intelligence artificiel ouvert et connu de tous relations plus simples entre les uns et les autres parler des ARS au passé univers sans compétition ne plus avoir de complotiste plus de transparence avoir oublié le concept de publicité avoir un revenu de base, pour aller à la pêche ne pas courir après le temps plus de parisiens : avoir toustes déménagé ! pod-cast https://cacommenceparmoi.org/2030-glorieuses-28-louise-didier-les-francais-ont-du-plaisir-a-faire-ensemble/
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