Regroupement 3 - 18 mars 2021

https://pad.atlasante.fr/p/formation18mars2021

Introduction

objectif de cette dernière journée : raccrocher les wagons
ce matin présentation des travaux en sous-groupes : 25'/groupe
cette après-midi : se remémorer ce qu'on a vu, faire le bilan et acter des prochains petits pas

Rappel des accords de groupe (règles co-construites : "Ce dont j'ai besoin pour que la journée se passe bien ...")
https://quincaillere.org/ARS/?NosAccordsdeGroupe

Météo cible sur un tableau blanc

Présentation des travaux en sous-groupes

Groupe "Trombinoscope"

Diagramme de compétence : je veux savoir qui connait quelqu'un à tel endroit, quelles sont les missions de tel service ... je trouve la personne qui a la réponse dans le diagramme
Permet de décloisonner les agents du SCN & de favoriser l'interconnaissance.
A distinguer d'une gestion prévisionnelle de l'emploi et des compétences (GPEC)
Forme excel qui sera revu dans un 2ème temps

• 1ère parties compétences
• 2ème partie partenaires
• ajout d'une partie quelle ARS en contact ?

Retour d'expérience du groupe: Bonne répartition des tâches. Bien passé.
(je suis ligne 38 sur le même sujet ;-) => d'où l'intérêt d'établir des règles ;-)

Agenda

• présentation et envoi aujourd'hui
• retours de l'équipe jusqu'au 2 avril (rajout de lignes sans revoir la forme générale + remarques et compléments) à adresser par mail
• compilation des retours entre le 2 et le 10 avril par le sous-groupe
• 10 avril envoi de la version définitive aux membres du SCN V1
• jusqu'à 30 avril version ?

Remarque entrée projet / entrée personne
taton au début des échanges du groupe. vigilance à ne pas créer une GPEC, et à ne pas avoir trop d'infos difficiles à tenir à jour.
trombinoscope n'est peut-être pas le bon nom
l'objectif est de voir les compétences développées dans les projets

Dynamique de groupe
bien passé. bonne répartition des tâches
réunions téléphoniques
google doc + pad + fichier excel
difficulté à sortir de la production face à la complexité de la demande

Groupe "Partage de docs"

discussions sur l'objectif du groupe et du partage de docs : nature des docs à partager ? manières de faire ?
> objectif principal avec
type de documents

• un partage de docs au sein du SCN (modèles, activités du réseau, orga du service ...)
• besoin complémentaire de partage de docs projets avec des partenaires hors SCN (PV de réunion, cahier des charges, spécifications, BDD ...)
• conserver de manière sécurisée des documents à usage personnel (ex : trace d'entretien d'évaluation)

distinguer aussi la nature des docs : fichiers classiques + images/vidéos/audio + BDD
La question du partage d'info s'est posé aussi

Tableau des solutions retenues :

• Symbiose
• ECU (Sharepoint)
• Espace réseau
• Intranet (infos généralistes en matière de communication) ?

Des prochains petits pas identifiés sur ce chantier (partie "pour aller plus loin" du diapo)

ne pas partir du préjugé que "nous sommes dans l'informatique et donc que nous savons tout faire"

Dynamique de groupe
bonne collaboration. chacun.e avait son expérience perso mais accord facile
Thibault a organisé les réunions
4-5 réunions par webex
fichier excel partagé
diaporama créé à l'avant dernière réunion
difficile de travailler entre les réunions

Groupe "Messagerie instantanée"

objectifs : lien entre les membres de l'équipe + désengorger les boites mail
question du périmètre ? limitée au SCN ou ouverte dès le départ à notre réseau ? choix de la réstreindre au départ
questionnaire au sein du groupe pour recenser besoins et attentes > 4 besoins principaux

• création de groupe
• discussion 1 to 1
• connexion smartphone
• affichage notifications

recenser les outils déjà utilisés > test de 5 outils au sein du groupe + volontaires de l'équipe (tchap, mattermost, slack puis teams) > slack se dégage
entre temps un nouveau est arrivé : Teams ! en test à la d-num et présenti comme outil officiel
a-t-on encore le choix ? nouveaux tests entre slack et teams
nouveau questionnaires auprès de ceux qui ont fait les premiers tests
Les 2 outils sont proches ! ils repondent tous 2 aux besoins
> Proposition au SCN : choix Teams
arguments :

• officiel nouveau d-num
• bonnes notes dans nos tests

réaction sur teams :

• pratique sur la partie RDV Web conf
• pas au courant que ça pouvait faire messagerie instantanée
• questionnement sur le besoin par rapport au mail
• craintes sur historique / Quand est-ce que ça s'efface ? > mais utile pour garder des antécédents dans nos discussions
• A-t-on vraiment besoin d'un outil de messagerie instantanée ? En plus des mails, du téléphone et des réunions ?
• chercher la bonne réponse pour me répondre
• savoir si la personne est disponible (alors qu'au téléphone on peut déranger, par mail on n'a pas cette info)
• Inquiétude sur la confidentialité, question de suppression des historiques
• teams passe par le vpn donc sécurisé
• étape pilote pour l'instant mais une fois généralisé ça devrait être plus sécurisé
• rappel que la messagerie instantanée n'a pas à porter des contenus confidentiels : "passer dans un couloir, parler à la machine à café"
• même niveau de sécurité qu'un mail : question de l'accès par des administrateurs en dehors de l'équipe
• cadre profesionnel
• Utile pour des échanges plus informels. C'est comme parler à un collègue qui a la porte de son bureau ouverte

Désision par consentement : = personne contre / (différent de Consensus = tous pour)

objections de l'équipe ?
pas contre mais questionne la nécessité > vigilance aux sollicitations permanentes (et indirectes ?), à l'infobésité

merci aux testeurs !

Dynamique de groupe
réunions téléphoniques. construction pendant les réunions
sûr d'avancer car travail fait en synchrone
bonne dynamique et bonne ambiance, on s'est rendu disponibles

Groupe "Coécriture"

objectif : choisir une solution de co-écriture
problématique d'animation de réunion avec slides à faire défiler + prendre des notes > objectif que les participant.e.s aident à la prise de notes - tout le monde peut écrire en même temps
usage aussi de préparation à une réunion (proposer des idées ...) ou écrire après la réunion

définition des exigences : accessible, fiable, sécurisé, ouverte (à l'équipe, aux acteurs de projets ...)

On a opté directement pour MyPads (logiciel libre etherpad installé sur le serveur atlasante), on a exclu les fichiers ECU pour les problèmes d'accès aux partenaires externes
Garantie de confidentialité, en ouvrant ou non les droits du pad

réflexion sur des bonnes pratiques : des points pour maximiser l'utilisation

fonctionnalités

• minimum de mise en forme (quand même possibilité de pouvoir mettre des tableaux simples)
• historique qui permet de revenir en arrière
• on voit qui a écrit quoi (nom à mettre en haut à droite en face de sa couleur)
• petit rappel des règles de bon usage qui s'affiche à la création d'un nouveau pad (bientôt)
• répertoire pour retrouver tous ses pads organisés en dossiers
• possible d'améliorer l'outil si y a des besoins
• possible d'exporter dans différents formats

plusieurs niveaux d'outillage :

• pad ouvert : https://pad.atlasante.fr
• pad sécurisé https://pad.atlasante.fr/mypads/?/login mot de passe + vous définissez qui a accès

invitation à se créer un compte sur https://pad.atlasante.fr/mypads/?/login
facile à prendre en main mais quand même un tuto à créer
installé sur un serveur dont on a la maîtrise

charte d'usage essentiel pour être à l'aise dans cette nouvelle pratique = accords de groupe à personnaliser en début de réunion en fonction de notre objectif
conseil : commencer avec une réunion simple à animer, des sujets faciles

Dynamique de groupe
travail en ateliers avec expérimentation du pad en lui-même en direct
4-5 visio + prépa
simplicité de l'outil / complexité d'usage et d'animation (partager les rôles ...)

APRES-MIDI

Interview croisée :

• Qu'as-tu expérimenté ces derniers mois en termes d'animation et de coopération ?
• Une situation coopérative chouette ou une situation non-coopérative qui aurait du l'être :-)

5min/pers en groupe de 3 avec un scribe, un interviewé, un intervieweur

Premier groupe

• Annick : intervieweur/ Cassandre Interviewé
• C : Plutôt des expériences collaboratives positives sur mes projets. Infocentre a nécessité de convaincre certains partenaires du bien fondé et de l'utilité des projets pour faire adhérer les parties prenantes.
• Méthode classique : point téléphonique / note de synthèse..
• Mais cela suffisait pour arriver aux objectifs (partenaires de longues dates)
• Dans le futur, quand il faudra faire des formations avec les ARS, il y aura peut être un travail à faire pour passer les messages d'une autre formation. Trouver une manière plus interactive.
• As tu déjà une idée de la manière de procéder ? Pour le moment à part une démo en live des livrables (TDB sous PBI), pas d'autre idée mais cela reste assez classique => réflexion à avoir sur la manière de le faire .

Réaction de Annick : Avant de réfléchir à l'outil, être bien au clair sur les objectifs pour trouver les supports les plus adaptés aux objectifs.

2è groupe: Annick : interviewé/ Alise: intervieweur
-Annick: projet entrepôt de données, expérience réussie en matière de coopération, beaucoup de solidarité spontanée entre les prestataires, les rôles de chacun étaient bien définis ce qui a permis une bonne collaboration
A la recherche d'outils, test de project monitor, outil qui permettrait de lister les actions à faire , utiliser des outils adaptés pour faire vivre les temps d'animation
aimerait partager un temps où A se sent moins à l'aise: réunion hebdo avec les ARS sur zoom, bcq de monde, temps de flottement pour passer au sujet suivant, besoin d'éléments de transition pour fluidifier les échanges et les transitions. Par ex: une personne a fini son sujet, dit au revoir, bcq de personnes sont parties alors que la réunion n'était pas finie, la vague de départs n'était pas maîtrisée. Temps collectifs où A peut se sentir moins à l'aise notamment sur des sujets qu'elle maîtrise moins
-Alise: autre manière de gérer ces réunions pour faciliter l'exercice?
-Annick: pas besoin de revoir l'exercice dans sa globalité, la plus-value de ces réunions est avérée mais besoin d'une technique de com orale (utilisation du chat, MI?)
-Alise: gestion des micros peut être une solution, le temps de latence vient du fait que les personne se mettent sur silencieux. Quand l'orga peut gérer les micros des participants cela pourrait être fait plus rapidement, sujet à creuser? Besoin de structurer en demandant des réactions de la part des ARS, soit via le chat puis via micro
Comment as tu la partie où teams a été validé ce matin (via chat)?
-Annick: la moitié du temps aurait suffit car tout avait été dit dès le départ
-Alise: la méthode était bonne mais manque de cadrage au niveau du temps
-Annick: la règle a été donné vers la fin, différence entre consensus et consentement. Cela aurait pu être plus explicite, quel objectif


Groupe Muriel/Thibaud

Interview de Muriel

• Contexte: pas d'animation. Sujet Covid/Vaccination - projet Pharma SI (prise de de commande vccins) Coopération complexe. Ordre provance multiple, plusieurs interlocuteurs. Peu de gens qui coordonnent, pas de décideurs identifiés,
• Difficultés: à partir d'un besoin général, difficile de me mettre en œuvre la réponse au besoin sans échange malgré des solutions proposées. Prise de risque importante, tatonnements, etc.
• Rôles/compétences de chacun mal identifiés, réponse difficile à donner
• Trop d'intermédiaires et pas assez de dialogue avec les décideurs
• La gestion de crise a précipité cette situation

Interview de Thibaud

• Contexte: déploiement d'une version applicative intégrant la connexion avec l'annuaire Polaris
• Pas suffisamment d'information sur Polaris et liaison avec l'outil
• Pas d'interlocuteur DNUM sur Polaris et connaissance fractionnée -> impose d'avoir beaucoup de personnes comme interlocuteurs.
• La version doit intégrer les 2 annuaires puisque qq ARS pilotes sur Polaris.
• Les anomalies remontées ressemblent à des bouteilles à la mer.
• L'équipe Polaris n'est pas suffisamment structurée et il n'y a pas d'experts clairement identifiés, voire il n'y a pas d'experts du sujet, capables de répondre.

Groupe Marc/ Didier/ Daisy
Interviewer: Daisy / Interviewé: Marc

• Qu'as-tu expérimenté ces derniers mois en termes d'animation et de coopération ?

Animation: cube medico-social avec les référentes régionaux ARS > coopération simple, efficace malgré le covid
Coopération: CNSA et ATIH > Plus laborieux, ministère des finances (données DGFIP) > Très bien

• Une situation coopérative chouette ou une situation non-coopérative qui aurait du l'être :-)

Bonne coopération avec les ARS (Très chouette)

Interviewer: Didier / Interviewé: Daisy

• Qu'as-tu expérimenté ces derniers mois en termes d'animation et de coopération ?

en termes, d'animation j'ai animé la campagne de télédéclaration des CF des pharmacies.

• Une situation coopérative chouette ou une situation non-coopérative qui aurait du l'être :-)

coopère avec certaines ARS et de la fabrique numérique, et réseau des statisticieb pour la vision 360°
très disponible et instructif.
Bonne coopération avec les ARS, ils restent motivés et disponibles malgrès les changements.

Interviewer: Marc / Interviewé: Didier

• Qu'as-tu expérimenté ces derniers mois en termes d'animation et de coopération ?

Projet Covid: animation d'un groupe concernant contact covid et sormas. Volonté de particiaption des ARS assez importante et facile et agréable, malgré un sujet complexe

• Une situation coopérative chouette ou une situation non-coopérative qui aurait du l'être :-)

Très bonne collaboration avec Marc et très mauvaise avec la CPAM.

Groupe Stéphanie / Myriam / Xavier
- Stéphanie : reprise d'Atlasante, plus d'animation des clubs admin. En coopération avec les référents nationaux et pendant l'animation, la parole est libre selon l'actualité. Favoriser les échanges plus que l'infos descendante. Situation : montée en charge ou pleinement ? bonne dynamique de groupe au sein du réseau.

- Xavier : la plus chouette : mettre en place le réseau atlas santé : le voir naître, voir naître la coopération, le voir grandir et le transmettre. Progressif et indépendant
AtlasSanté sur le covid et le vaccin : très compliqué, bcp d'acteurs, mais très intéressant
être partie prenante avec d'autres personnes sur le sujet .
bcp de pression, mais bien géré, bien aligné, tout le monde a joué le jeu
belle expérience de coopération et de collaboration
rétablir les services au bout de 24h suite à l'incident chez OVH (tableaux de bord pour le ministère, DG ARS, préfet). Inattendu, mais enrichissant

- Myriam : l'équipe si vss a 3 pers (CP + réf + AMOA). Refonte à faire, reflexion sur les usages de l'appli, l'équipe a collaboré. Ce n'est pas la plus chouette expérience car on aurait pu faire une vrai coopération. J'ai l'impression que le réf nat communique peu et la colloboration est compliquée à gérer. C'est intéressant car c'est un gros projet (pas comme les petits projets d'évolution), c'est un chantier de longue haleine avec une démarche d'ux design => enrichissant. Au bout d'un moment à force de faire des tests depuis 6 mois c'est usant.

Groupe Mourad / Katia / Pierre
Interviewer : Mourad / Interviewée : Katia
Occasion de pratiquer ?
Animation d'ateliers et de réunions, pas de formation. Atelier utilisateurs plus précisémeent
Quel mode de fonctionnement ? Coopération ? Animation ?
Collabo, coopératif, descendant. Questions spécifiques en amont ; réponses en séance
Nouveautés dans tes techniques d'animation ?
Pas de réutilisation du matériau ; pas de sous-groupe ; pas de recul suffisant pour tester ces techniques.
Quel mode de travail ?
A distance / webex avec partage d'écran. Plusieurs personnes ont pu partager leur écran.
Plus de coopération ?
Non pas possible

Interviewer : Katia / Interviewée : Pierre
Occasion de coopération ?
Oui, il y a environ 15 jours lors de l'animation d'une réunion en tant que coordinateur.
Quoi de nouveau ?
Le rôle a été différent par rapport à d'habitude en tant que médiateur. Il n'y avait pas forcément de la maitrise du sujet.
En quoi la formation a été utile ?
Pas sur les outils car les entrants été déjà définis (Word) mais le "PAD" aurait pu être utilisé.
Comment ont été réalisés les livrables (Compte rendu) ?
Le "CR" a été réalisé en cours de réunion qui a été finalisé et validé en réunion.
la formation a permis de montrer qu'il y avait d'autres animations de réunions (ex. : pas d'ordre du jour...). La formation a été utile philosophiquement mais pas "encore" en pratique.

Interview : Mourad/Pierre
Pas le temps et pas accroché

Groupe Laila, Marie, Jérôme

• Interview de Laïla : Pas de situation collaborative rencontrée. Une situation qui l'aurait pû l'être : Refus de l'équipe MOE de m'intégrer dans les échanges avec le prestataire.

• Interview de Marie : Participation des utilisateurs à des tests pour avoir d'avantage de retour avec mep. Animation super mais le travail collaboratif a été variable selon le temps accordé par chacun.

Cas collaboratif sympa sauf qu'une question a été traitée par un autre participant qui n'était pas convié à la conf-call.

Interview de Jérôme : Oui :

• l'intégration du SCN
• Recrutement du référent national métier : un vrai échange coopératif, transfert de compétence
• le travail sur l'outil de messagerie instantanée

Petits pas pour oser ?

• Petit sujet + petit outil : commencer expérimenter sur une occasion facile
• petite expérience irréversible de coopération
• le pad est une bonne expérience dans ce sens : pas de difficulté technique et belle illustration de la co-construction
• méthode de l'interview croisée est aussi efficace : matière riche en peu de temps
• Distinguer les différents temps dans une réunion
• À la préparation de la réunion - qualifier les temps : information, discussion ou décision ? Information en assynchrone ? Gagner du temps en prévoyant du temps de lecture en amont. Pour mieux discuter pendant la réunion.
• Définir des rôles (animation, prise de notes, gestion du temps ...)
• Spécificités des visio
• spécifier la manière de demander la parole
• utiliser le chat pour des usages précisés (poser une question par ex)
• sous-groupes > temps plus dynamiques, "obliger" à être actifs
• caméras allumées

Prochains petits pas collectifs : 5 étapes de la vie d'une groupe

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1aYSf4_ziYQKrOFxhJw_3FzsT3HgPtidani8WgNAeEg8/edit#gid=0

en transversal

• manque de temps > le prendre ! + ritualiser. Trouver des excuses, par exemple avec cet accompagnement qui a permis les travaux en sous-groupes. important / urgent
• identité d'équipe encore en maturité : difficile de voir/sentir le périmètre SCN
• réutiliser et ritualiser l'accélérateur de projet : léger et beaucoup d'avantages > https://quincaillere.org/ARS/?AccelerateurProjet

Bilan

Vos retours sur http://scrumblr.ca/bilanARS

en 2030 :

sans masque, avec des resto, des bières en terrasse, des réunions à plus de 6
banir "j'aurais du", "j'aurais pu" : satisfaits de c'qu'on fait, qu'on s'affirme plus
En 2030, nous avons des hologrammes pour nous voir :)
la retraite = la détente, la vie tranquile
systèmes d'informations interopérables, avec du logiciel libre
algorythme d'intelligence artificiel ouvert et connu de tous
relations plus simples entre les uns et les autres
parler des ARS au passé
univers sans compétition
ne plus avoir de complotiste
plus de transparence
avoir oublié le concept de publicité
avoir un revenu de base, pour aller à la pêche
ne pas courir après le temps
plus de parisiens : avoir toustes déménagé !

pod-cast
https://cacommenceparmoi.org/2030-glorieuses-28-louise-didier-les-francais-ont-du-plaisir-a-faire-ensemble/

---