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1.1-b La gare centrale : c'est quoi ?

C'est quand la prochaine réunion ?
Qui gère la compta encore ?
Comment je peux contacter untel / unetel ? Stéphane ?
Où est le compte-rendu de notre dernière réunion ?
Je dépose où ma contribution ?
Rappelle moi comment je m'abonne au canal de discussion déjà ?
...

Toutes ces questions font le quotidien d'un collectif mais quelle galère quand toutes les réponses se trouvent éparpillées partout et nulle part et qu'il faut presque devenir enquêteur pour les obtenir.

Voilà, nous y sommes. Le concept de gare centrale répond à ce besoin :
« permettre à chaque membre de trouver en un seul endroit toutes les infos à jour et nécessaires au bon fonctionnement du collectif ! »

Peu importe que ces infos soient réparties dans différents outils ou espaces, la gare centrale vous accueille et vous aiguille rapidement là où se trouve la bonne information.

Traditionnellement et selon la maturité du collectif, voici ce qu'on retrouve le plus souvent dans une gare centrale

pour accueillir/inclure :

un mot d'accueil pour les nouvelles et nouveaux et un lien vers l'histoire du collectif,
les coordonnées des personnes à contacter en cas de souci...
comment contribuer, aider aux actions en cours et en attente d'un coup de main ;

pour organiser/planifier :

le lien vers les comptes-rendus, vers l'ordre du jour de la prochaine rencontre,
l'agenda des activités à venir,
les dernières actus ;

pour la vie du collectif :

les derniers membres arrivés et un lien vers l'annuaire,
les dernières décisions prises et un lien vers le registre des décisions,
et un lien vers les outils utilisés par le collectif.

Ce concept de gare centrale peut se matérialiser de plusieurs façons.
La première, sous forme d'un tableau de bord « papier » sur un grand mur, comme à l'école des enfants par exemple. Ce format de gare centrale présente l'avantage d'être très simple et de ne nécessiter aucune connaissance particulière si ce n'est de manipuler un crayon et un post-it. Mais il demande à ce que l'ensemble des membres puissent croiser ce tableau de bord régulièrement donc en résumé à être « sur place ».

Ce cas de figure n'est pas le cas le plus fréquent dans les collectifs et rapidement l'usage d'un outil numérique permet de s'affranchir de ce besoin de présence physique lorsqu'on garde en tête que « le numérique c'est aussi peu que possible mais autant que nécessaire ». Le deuxième type de gare centrale qui émerge c'est le « papapad ». Vous le savez (ou pas) le pad est un document de travail en ligne accessible par tous, très facile à créer et à gérer. Conçu au départ pour coécrire, on peut facilement le détourner pour y rassembler tous les liens vers les infos utiles au collectif.
La date de la prochaine réunion ? où se trouvent les comptes-rendus, où se trouve l'ordre du jour de la prochaine rencontre, les coordonnées de contact...

Furieusement simple, le « papapad » suffit souvent dans les collectifs en démarrage, les tous petits collectifs ou ceux à durée de vie limitée ou à « action limitée » mais rapidement si le collectif grandit, produit, s'organise, collecte... le « papapad » déborde et sa fonction de gare centrale se dilue au profit d'un document long, devenu indigeste et difficile à maintenir à jour.

Il devient alors nécessaire de passer à l'étape supérieure en organisant la gare centrale via un wiki par exemple.
L'outil YesWiki s'y prête particulièrement bien ! YesWiki permet d'encaspuler des outils tiers rendant ainsi leur accès facile comme un pad, un mur de post-it virtuels ou des tutos vidéos par exemple.
YesWiki permet aussi de créer des bases de données coopératives pour collecter de nombreuses infos et les rendre visibles sous différents formats (agenda, annuaire, ressourcerie, actualités, décisions, comptes-rendus...).
Avec l'avantage de pouvoir automatiser certaines actions comme l'affichage des 3 dernières actus ou des 5 dernières ressources collectées ou des 2 derniers membres accueillis.
Bref, faciliter l'animation de la gare centrale car « oui ! », une gare centrale s'anime.
Elle doit absolument rester à jour et « coller » aux besoins du collectif.
On pourrait d'ailleurs dire que la gare centrale est le reflet du dynamisme, de l'énergie du collectif. En jetant un œil sur la gare centrale, on pourrait presque faire un diagnotic rapide de l'état de santé du collectif.

Que ce soit en mur de post-it papier, en version pad ou en mode wiki, retenez que la gare centrale est le cœur organisationnel du collectif. Une sorte de super sommaire, de vue globale qui facilite la vie de chaque membre du collectif. Un espace que l'on peut renommer collectivement pour une plus grande appropriation comme le collaboratoire, le chaudron magique, le truc par exemple
Enfin, et ce n'est pas anecdotique, la gare centrale est un espace ouvert et accessible à tous, elle témoigne de la volonté du collectif de partager, y compris avec ceux qui ne sont pas membres.

La construction dʼune gare centrale dans un collectif vient à un moment de maturité particulier :

Quand la densité dʼinformation augmente

Au début de lʼexistence dʼun projet ou dʼun collectif, les informations, peu nombreuses, peuvent circuler par mail ou messagerie instantanée.
En même temps que le développement de lʼactivité du projet / du collectif, le volume dʼinformations circulant va lui aussi se développer. Cette phase de multiplication et de complexification des informations durant laquelle les messages vont se faire plus nombreux et plus complexes (pièces jointes, renvois vers des liens…) est une étape-clé dans la vie dʼun projet / dʼun collectif quʼil est bon de savoir identifier.
Cʼest à cette étape quʼun « tri » naturel va se faire dans la capacité des personnes à sʼimpliquer alors même que cʼest à cette étape dʼintensification que les besoins dʼimplication sont forts :

celles qui ont le temps et lʼenvie vont rester impliquées,
celles qui suivaient les échanges de loin vont décrocher.

Un repère ? Quand un mail collectif par semaine ne suffit plus et/ou quand le mail collectif comprend plus de trois éléments (corps de mail, lien et pièce jointe), il est sûrement temps de passer à une gare centrale.

De « débrouille-toi » à « organisons-nous »

Échanger de nombreuses informations sans avoir de « gare centrale » revient à dire aux membres du groupe « débrouille-toi » : débrouille-toi pour trier, hiérarchiser, ranger et retrouver les informations relatives au projet / au collectif.
Cela implique, pour les participant·e·s trois qualités :

être motivé·e par le projet,
être disponible pour le projet,
être compétent·e en informatique / savoir organiser ses infos pour ne pas être noyé·e.

La personne qui anime ou coordonne le projet a une vue dʼensemble. Elle est « connectée » au projet très régulièrement, donc elle ne voit souvent pas le problème pour trier, hiérarchiser, ranger et retrouver les informations. Mais un projet, pour se développer, a aussi besoin de lʼimplication de toutes les parties prenantes, ce qui nécessite quʼelles nʼaient pas à y consacrer tout leur temps.
Alors ce « débrouille-toi » peut devenir un « organisons-nous » dans une belle démarche dʼéducation populaire qui permet :

de passer du « JE » au « NOUS » ;
de prendre du recul collectivement sur le fonctionnement du groupe, sa gouvernance et sa communication interne ;
dʼintégrer plus largement les personnes au projet.

Et ça change tout !
Symboliquement dʼabord, cʼest une belle prise en compte des individus et de leurs besoins.
Et plus pragmatiquement, cʼest un bon en avant en terme dʼorganisation.

Une excuse pour faire un pas de côté

Ce temps de construction collective de la gare centrale peut aussi être lʼoccasion de saisir lʼopportunité de la réflexion sur lʼoutil "gare centrale" choisi pour poser des questions-clés au groupe.

À qui est ouverte notre gare centrale ? Dʼailleurs, qui est dans le groupe, qui est en dehors ?
Qui a la compétence technique ? Et créons-nous une dépendance du collectif envers ces personnes ? Qui assume les tâches critiques et comment se relayer ?
Que racontons-nous dans lʼhistorique qui retrace notre aventure en vue dʼaccueillir des nouve·lles·aux ?
On veut que ce soit beau, on en est où dʼailleurs avec notre charte graphique ?

Autant de questions quʼil est bon de se poser lorsque lʼon crée une gare centrale (et même lorque lʼon nʼen crée pas !), mais pris dans lʼaction on les oublie souvent.

Et quand on anticipe tout ça ?

On peut avoir lʼexpérience de ces étapes de maturité, savoir quʼune gare centrale finira par être nécessaire, et donc la mettre en place avant que le besoin nʼapparaisse.
Pourquoi pas ?! Quelques précautions quand même :

ne pas trop anticiper (vous allez faire un « flop » si vous essayez de convaincre les autres de mettre en place quelque chose dont ils ne voient pas encore lʼutilité) ;
commencer petit, avec de vrais besoins ;
vérifier quʼon a tous la même chose en tête ;
prévoir des temps formatifs, ne pas préjuger de la compétence technique de chacun·e.

Et quand la gare centrale arrive (trop) tard ?

Mieux vaut tard que jamais ! Vous avez sûrement perdu des gens en route mais la gare centrale peut sûrement vous aider à animer la suite du projet.
Quelques conseils en plus des points de vigilance évoqués précédemment :

ne pas viser la complétude : mieux vaut commencer par un petit quelque chose qui fonctionne et qui répond à un besoin exprimé du groupe tout en ne représentant pas un enjeu majeur (pour une première action, il est moins grave dʼavoir fait fausse route sur un sujet peu important) ;
ne pas viser lʼimmédiateté : mettez les choses en place étape par étape (cʼest lʼoccasion de décider et faire ensemble tout en montrant que chaque nouvelle fonction de la gare centrale, prise séparément est à la portée de beaucoup) ;
ne pas viser la perfection : ne cédez pas à la tentation, après avoir vécu sans gare centrale pendant si longtemps, de vouloir construire une gare centrale qui répond à tout ;
ne pas croire que votre nouvelle gare centrale sera immuable : si vous avez de la chance, votre projet, votre groupe, donc vos besoins vont évoluer (prévoyez de revisiter avec un œil neutre votre gare centrale de manière régulière) ;
pensez toujours que votre gare centrale doit devenir, puis rester, à votre service : si vous concevez la gare centrale idéale mais que la mettre à jour ou lʼutiliser génère de la souffrance, revoyez vos attentes à la baisse (conceptuelles, graphiques, etc.).